word自动化办公技巧：自动更正和自动图文集应

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摘要：编按： 工作中，如果遇到重复的工作内容时，我们首先需要思考，是否有“自动化利器”，或是更快捷的方法可以简化工作量，提高效率。说到“自动化利器”，其实在Word里就有两个

编按：工作中，如果遇到重复的工作内容时，我们首先需要思考，是否有“自动化利器”，或是更快捷的方法可以简化工作量，提高效率。说到“自动化利器”，其实在Word里就有两个，它们分别是自动更正和自动图文集，今天就与大家分享它们的实际用法，一起来看看吧！

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在工作中，实现办公自动化是每个单位和员工都追求的目标。

那么在Word中也有一样的自动化功能，他们一个是【自动更正】，另一个是【自动图文集】。

这两个看似完全不相关的功能，却能实现相同的效果，而且还能帮你提升工作效率。

下面就跟随小编一起来看一看吧！

如下图：

这是一张员工工作证，由文字和图片组成，如何快速的生成多张相同的工作证呢？

01、自动更正

用好Word强大的自动更正功能，可以让你的工作更加得心应手，怎么用？请看如下步骤：

Step01：选中整个工作证（即文字和图片），点击【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】按钮。

Step02：打开【自动更正】对话框，选中【带格式文本】单选按钮（PS：这里默认是选中的，如果没有被选中，可以手动选中），在【替换】文本框中输入“工作证”，然后点击【添加】和【确定】按钮。

Step03：回到文档中，在需要插入工作证的位置直接输入“工作证”三个字，然后立刻就会自动更正成刚才保存的文本和图片，生成工作证了。

02、自动图文集

接下来，我们再来说一说自动更正的好兄弟——【自动图文集】，是怎样实现相同效果的？方法如下：

Step01：选中整个工作证（即文字和图片），依次点击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】-【将所选内容保存到自动图文集库】。

Step02：打开【新建构建基块】对话框，在【名称】文本框中输入“工作证”，然后点击【确定】按钮。

技巧提示：也可以按【Alt+F3】键，打开“新建构建基块”对话框。但需注意的是，在没有选中任何内容的情况下，按【Alt+F3】键是不能打开该对话框的，并且【将所选内容保存到自动图文集库】这个功能也不可用，原因是什么，大家可以思考一下。

Step03：在需要的位置，点击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】，找到刚才保存的“工作证”，点击就可以在当前光标所在位置插入工作证了。

当然也可直接在文档中输入“工作证”，然后按【Enter】键，也会自动插入工作证。

技巧提示：如果输入“工作证”名称之后，没有出现提示内容的话，可以直接按下【F3】键，同样可以生成工作证。

『总结』

重点来了！重点来了！重点来了！重要的事情说三遍噢！

【自动更正】和【自动图文集】相同点：

两者都可以单独保存纯文本，也都可以单独保存图片，更可以同时保存纯文本和图片，本文举的例子就是纯文本和图片同时保存的情况。

【自动更正】和【自动图文集】不同点：

1.【自动更正】保存的时候有字符数限制，不能超过255个字符数，而【自动图文集】在保存的时候则没有字符数限制。

2.将公司名称、地址、电话、银行账户信息等纯文本的数据保存为【自动更正】，不仅可以在所有的Word文档中使用，而且还可以在Excel和PPT中使用。但是Excel和PPT不支持图片以及文本加图片的自动更正，大家可以自己试一下。

而保存为【自动图文集】中的无论是纯文本，还是图片，都不可以在Excel和PPT中使用，只能在Word中使用。

大家学习了今天的文章之后，明白了这两个Word自动化功能是如何操作，以及它们的异同点，必将成为你在工作中的好帮手，可以说你离办公自动化又近一步啦！学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育word图文教程。

文章来源：《自动化应用》 网址: http://www.zdhyyzz.cn/zonghexinwen/2020/0722/419.html

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